Registerbeskrivning för medlemsregister
Registeransvarig
Sjuksköterskeföreningen i Finland rf (härefter Sjuksköterskeföreningen eller föreningen)
Annegatan 31-33 C 50
00100 HELSINGFORS
FO-nummer 0202 283-6
Kontaktpersoner
Verksamhetsledare Sandra Alldén +358 (0)45 143 7575
Registrets namn
Sjuksköterskeföreningen i Finland rf, medlemsregister
Ändamålet med behandlingen av personuppgifter
Sjuksköterskeföreningen upprätthåller ett medlemsregister för att identifiera medlemmarna och för kontaktverksamheten till medlemmarna: föreningsinformation, möteskallelser samt föreningens medlemstidning samt annan kommunikation i anknytning till medlemskapet. Huvudföreningen, Sjuksköterskeföreningen i Finland rf, administrerar medlemsregistret för de åtta självständiga regionala föreningarna, vars medlemmar automatiskt är inskrivna i huvudföreningen.
Registrets sakinnehåll
Grundläggande uppgifter om medlemmen:
Medlemmens för- och efternamn, adress, telefonnummer, e-postadress, födelsetid, inskrivningsdatum, medlemsslag, examen och examensår, regionalförening/skola, beräknad examenstidpunkt för studerandemedlemmar.
Information som uppstår på grund av medlemsrelationen:
Medlemmens förtroendeuppdrag inom föreningen, deltagande i evenemang, beviljade stipendier, artiklar i medlemstidningen, blogginlägg.
Ordinarie informationskällor
Ansökan om medlemskap:
Alla utbildade sjukskötare, hälsovårdare, barnmorskor eller akutvårdare kan bli medlemmar. Också studerande för ovan nämnda examina kan bli medlemmar i föreningen. Ansökan om medlemskap kan göras via formulär på webbplatsen, via blanketten i medlemstidningen Vård i Fokus och via särskilda kontaktlärare vid skolorna. Föreningens styrelse antar nya medlemmar.
Uppdatering av kontaktuppgifter:
Medlemsuppgifterna kan uppdateras ur allmänna register som befolkningsdatasystemet och Postens adressregister.
Utlämning av uppgifter
Inga uppgifter ur registret lämnas ut till tredje part – inte heller till stater utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.
Servrar och andra tekniska kringenheter som används för databearbetning kan ägas och kontrolleras av den tredjepartstjänsteleverantör som levererar tjänster till registeransvarige. Registeransvarige kan införskaffa de tjänster som behövs för användning av sådana enheter från externa tjänsteleverantörer.
Principer för skydd av registret
Sjuksköterskeföreningens medlemsregister behandlas förtroligt. Registret är ändamålsenligt skyddat för utomstående med hjälp av brandväggar och andra tekniska skyddsmetoder. Registret bevaras i pappersformat enbart i låsta utrymmen.
Registret utnyttjas av anställda vid föreningens sekretariat och föreningens styrelse. Relevanta delar av registret kan överlåtas till förtroendevalda i regionalföreningarnas styrelser. Användarna har tystnadsplikt.
Rätt till insyn
Medlemmarna har med stöd av personuppgiftslagen rätt att få insyn i vilka uppgifter som har registrerats om dem i medlemsregistret.
Begäran om insyn i registret ska skickas till adressen:
Sjuksköterskeföreningen i Finland rf, Annegatan 31–33 C 50, 00100 HELSINGFORS
Begäran om insyn i registret kan framföras personligen på adressen:
Sjuksköterskeföreningen i Finland rf, Annegatan 31–33 C 50, 00100 HELSINGFORS
När begäran om insyn framförs personligen ska ett giltigt officiellt identitetsbevis med bild uppvisas.
Sjuksköterskeföreningen i Finland rf besvarar begäran om insyn som framförs personligen eller skriftligen med ett rekommenderat brev inom 3 månader från det att begäran har gjorts.
Uppdatering av information
Medlemmen uppger sina namn- och kontaktuppgifter vid ansökan om medlemskap. Därefter uppdateras uppgifterna via postens adresstjänst efter varje nummer av medlemstidningen samt sporadiskt ur Befolkningsregistercentralens befolkningsdatasystem. Eftersom detta inte fungerar felfritt önskas medlemmen själv uppdatera sina kontaktuppgifter via adressändringsformuläret på webbsajten eller via blanketten i medlemstidningen Vård i fokus.
Utträde ur föreningen
Medlems som önskar utträde ur föreningen meddelar skriftligen huvudföreningen här om. Efter utträdet raderas alla personuppgifter efter 6 månader. Föreningens styrelse beviljar utträdet.
Övriga rättigheter i anslutning till behandlingen av personuppgifter
Medlemmarna har rätt att förbjuda föreningen att behandla medlemsuppgifter i syfte att genomföra marknads- eller gallupundersökningar eller direktmarknadsföring.
Förbudet ska skickas skriftligen till adressen:
Sjuksköterskeföreningen i Finland rf, Annegatan 31–33 C 50, 00100 HELSINGFORS
Observera: Sjuksköterskeföreningen överlåter inte medlemsregisterinformation till utomstående tredje parter. Eventuell marknadsföring/undersökning gäller endast föreningen.