Registerbeskrivning för medlemsregister

Registeransvarig

 Sjuksköterskeföreningen i Finland rf

(härefter Sjuksköterskeföreningen eller föreningen)

Annegatan 31-33 C 50

00100 HELSINGFORS

FO-nummer 0202 283-6

Kontaktpersoner

Verksamhetsledare Sandra Alldén

+358 (0)45 143 7575

Verksamhetskoordinator Anne Nylund

+358 (0)45 153 7075

Registrets namn

Sjuksköterskeföreningen i Finland rf, medlemsregister

Ändamålet med behandlingen av personuppgifter

Sjuksköterskeföreningen upprätthåller ett medlemsregister för att identifiera medlemmarna och för kontaktverksamheten till medlemmarna: föreningsinformation, möteskallelser samt föreningens medlemstidning samt annan kommunikation i anknytning till medlemskapet.

Personuppgiftslagen 8 § :

Personuppgifter får behandlas endast

5) om den registrerade på grund av ett kund-, eller tjänstgöringsförhållande, ett medlemskap eller något annat därmed jämförbart förhållande har en saklig anknytning till den registeransvariges verksamhet (anknytningskrav)

Registrets sakinnehåll

Grundläggande uppgifter om medlemmen:

Medlemmens för- och efternamn, adress, telefonnummer, e-postadress, födelsetid eller personbeteckning, inskrivningsdatum, medlemsslag, regionalförening/skola, beräknad examenstidpunkt för studerandemedlemmar.

Information som uppstår på grund av medlemsrelationen:

Medlemmens förtroendeuppdrag inom föreningen, deltagande i evenemang, beviljade stipendier, artiklar i medlemstidningen, blogginlägg

Ordinarie informationskällor

Ansökan om medlemskap:

Alla utbildade sjukskötare, hälsovårdare, barnmorskor eller akutvårdare kan bli medlemmar. Också studerande för ovan nämnda examina kan bli medlemmar i föreningen. Ansökan om medlemskap kan göras via formulär på webbplatsen, via särskilda kontaktlärare vid skolorna eller per post/e-post.  Föreningens styrelse antar nya medlemmar.

Uppdatering av kontaktuppgifter: 

Medlemsuppgifterna kan uppdateras ur allmänna register som befolkningsdatasystemet och Itellas adressregister.

Utlämning av uppgifter

Inga uppgifter ur registret lämnas ut till tredje part – inte heller till stater utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

Servrar och andra tekniska kringenheter som används för databearbetning kan ägas och kontrolleras av den tredjepartstjänsteleverantör som levererar tjänster till registeransvarige. Registeransvarige kan införskaffa de tjänster som behövs för användning av sådana enheter från externa tjänsteleverantörer.

Principer för skydd av registret

Sjuksköterskeföreningens medlemsregister behandlas förtroligt. Registret är ändamålsenligt skyddat för utomstående med hjälp av brandväggar och andra tekniska skyddsmetoder.  Registret bevaras i pappersformat enbart i låsta utrymmen.

Registret utnyttjas av anställda vid föreningens sekretariat och föreningens styrelse. Relevanta delar av registret kan överlåtas till förtroendevalda i regionalföreningarnas styrelser. Användarna har tystnadsplikt.

Rätt till insyn

Medlemmarna har med stöd av personuppgiftslagen rätt att få insyn i vilka uppgifter som har registrerats om dem i medlemsregistret.

Begäran om insyn i registret ska skickas till adressen:

Anne Nylund, Sjuksköterskeföreningen i Finland rf, Annegatan 31-33 C 50, 00100 HELSINGFORS

Begäran om insyn i registret kan framföras personligen på adressen: 

Sjuksköterskeföreningen i Finland rf, Annegatan 31-33 C 50, 00100 HELSINGFORS

När begäran om insyn framförs personligen ska ett giltigt officiellt identitetsbevis med bild uppvisas.

Sjuksköterskeföreningen i Finland rf besvarar begäran om insyn som framförs personligen eller skriftligen med ett rekommenderat brev inom 3 månader från det att begäran har gjorts.

 

Uppdatering av information

Medlemmen uppger sina namn- och kontaktuppgifter vid ansökan om medlemskap. Därefter uppdateras uppgifterna via Itellas adresstjänst efter varje nummer av medlemstidningen samt sporadiskt ur Befolkningsregistercentralens befolkningsdatasystem. Eftersom detta inte fungerar felfritt önskas medlemmen själv uppdatera sina kontaktuppgifter via adressändringsformuläret på webbsajten.

 

Övriga rättigheter i anslutning till behandlingen av personuppgifter

Medlemmarna har rätt att förbjuda föreningen att behandla medlemsuppgifter i syfte att genomföra marknads- eller gallupundersökningar eller direktmarknadsföring. 

Förbudet ska skickas skriftligen till adressen:

Sjuksköterskeföreningen i Finland rf, Annegatan 31-33 C 50, 00100 HELSINGFORS

Observera: Sjuksköterskeföreningen överlåter inte medlemsregisterinformation till utomstående tredje parter. Eventuell marknadsföring/undersökning gäller endast föreningen.